Numéro de TVA non valide sur VIES : les quatre causes

Vous saisissez le numéro de TVA d’un fournisseur sur VIES, le service européen répond non valide, et la question devient immédiatement pratique : faut-il facturer avec ou sans TVA, faut-il relancer le fournisseur, faut-il s’inquiéter. La réponse dépend entièrement de la cause, et il y en a quatre.

Les quatre causes, et comment les distinguer

L’erreur de saisie. C’est la plus facile à écarter. Le numéro français se compose du code FR, d’une clé de deux chiffres et du numéro SIREN à neuf chiffres. La clé se calcule à partir du SIREN, ce qui veut dire qu’un numéro mal recopié se détecte sans interroger personne : si la clé ne correspond pas au SIREN, le numéro n’a jamais existé sous cette forme. Le calcul est détaillé dans le guide sur la clé du numéro de TVA.

Le numéro n’a jamais été activé. Une entreprise n’est pas automatiquement dotée d’un numéro utilisable pour les échanges intracommunautaires. Le service des impôts des entreprises transmet le numéro automatiquement au moment de l’immatriculation lorsque l’entreprise est redevable de la TVA. Pour une entreprise qui ne l’est pas, l’attribution n’est pas automatique. C’est le cas des entreprises relevant de la franchise en base, développé dans le guide sur la franchise en base.

L’immatriculation est trop récente. Les registres ne se mettent pas à jour au même rythme. Une entreprise peut être créée, visible dans le répertoire Sirene, en train de facturer, et ne pas encore apparaître comme valide sur VIES. Le cas est traité en détail dans le guide sur les entreprises récentes.

Le numéro a été invalidé. C’est la cause la moins connue et la plus significative. L’administration peut invalider un numéro de TVA intracommunautaire, et la fiche officielle décrit comment il est rétabli : sans délai, dès que l’entreprise a régularisé les informations transmises, cessé de transmettre des informations inexactes de façon répétée, cessé de faire obstacle au déroulement d’un contrôle fiscal, ou transmis des observations justifiant le rétablissement.

Un numéro invalidé appartient donc à une entreprise bien réelle, souvent en activité, dont la situation déclarative pose un problème. C’est la seule des quatre causes qui mérite une vraie prudence commerciale.

Comment les départager en pratique

L’ordre de contrôle qui fait gagner le plus de temps est celui du coût croissant.

Commencez par la forme du numéro, qui ne coûte rien et ne demande aucun appel. Si la clé ne tombe pas juste, arrêtez-vous là : c’est une faute de frappe, redemandez le numéro.

Si la forme est bonne, cherchez l’entreprise elle-même dans le répertoire, à partir des neuf chiffres du SIREN contenus dans le numéro de TVA. Trois situations se présentent alors.

L’entreprise n’existe pas au répertoire : le numéro ne correspond à rien, et la question n’est plus fiscale mais commerciale.

L’entreprise existe et vient d’être créée : la propagation est l’explication à vérifier en premier, et il faut recontrôler quelques jours plus tard plutôt que conclure.

L’entreprise existe depuis longtemps et est active : restent l’activation jamais demandée et l’invalidation. Ces deux cas se ressemblent de l’extérieur, et c’est le fournisseur qui doit vous dire lequel s’applique.

Ce que VIES contrôle, et ce qu’il ne contrôle pas

Une bonne partie des malentendus vient de ce que l’on prête à VIES un rôle qu’il n’a pas.

VIES répond à une seule question : ce numéro est-il, à cet instant, un numéro de TVA intracommunautaire valide dans l’État membre indiqué. Il interroge pour cela la base de l’État concerné, et il répond ce que cet État répond.

Il ne dit pas si l’entreprise existe : une entreprise peut exister sans numéro intracommunautaire actif. Il ne dit pas si elle est solvable, ni si elle est en activité, ni si elle est de bonne foi. Il ne dit rien non plus sur la validité passée du numéro : la réponse porte sur le moment de l’interrogation, ce qui est précisément pourquoi la date de la vérification compte, comme l’explique le guide sur la preuve d’une vérification.

Enfin, VIES peut ne pas répondre du tout. Le service interroge les bases nationales en direct, et un État membre peut refuser temporairement de répondre parce qu’il traite déjà trop de demandes. Ce site distingue explicitement ce cas d’une réponse négative : un service indisponible n’est pas un verdict, et le présenter comme tel reviendrait à inventer une information.

Que faire, cause par cause

Pour une erreur de saisie, redemandez le numéro et vérifiez la clé avant de le ressaisir.

Pour un numéro jamais activé, la fiche officielle est claire sur la conséquence commerciale : si le numéro de TVA du partenaire européen est non valide, celui-ci devra fournir une attestation d’assujettissement délivrée par son administration fiscale. S’il ne le fait pas, il devra être facturé avec la TVA. Cette règle est la réponse pratique quand le litige porte sur ce point.

Pour une immatriculation récente, recontrôlez à quelques jours d’intervalle et notez chaque date de contrôle.

Pour un numéro invalidé, c’est au fournisseur de régulariser sa situation auprès de son administration. Le rétablissement est immédiat une fois la régularisation faite, ce qui veut dire qu’un fournisseur de bonne foi peut vous revenir corrigé très vite. Un fournisseur qui ne peut ni expliquer, ni régulariser, ni fournir d’attestation vous dit quelque chose par son silence.

Dans tous les cas, notez la date de votre vérification à côté de son résultat. Un contrôle sans date ne prouve rien plus tard, puisque la validité peut avoir changé entre-temps.