RCS, SIREN, Kbis : qui délivre quoi ?

Trois institutions, plusieurs registres, et des documents que l’on demande souvent les uns pour les autres. La confusion est compréhensible : toutes ces pièces parlent de la même entreprise. Elles ne prouvent pourtant pas la même chose, et savoir laquelle demander évite des allers-retours inutiles.

Les institutions et leurs registres

L’INSEE tient le répertoire Sirene. C’est lui qui attribue les identifiants numériques : le SIREN, « identifiant de neuf chiffres attribué à chaque unité légale », et le SIRET de chaque établissement. Le répertoire Sirene est un répertoire statistique et administratif. Il enregistre l’existence d’une entreprise et ses caractéristiques, il ne juge pas de sa situation juridique.

Les greffes des tribunaux de commerce tiennent le registre du commerce et des sociétés, le RCS. C’est le registre juridique des entreprises commerciales : il enregistre l’immatriculation, les modifications statutaires, les dirigeants, les procédures. C’est de lui qu’est extrait le Kbis, signé par un greffier.

L’INPI opère le registre national des entreprises, le RNE, depuis le 1er janvier 2023. L’INPI rappelle que « l’article 2 de la loi Pacte du 22 mai 2019 prévoit la fusion des différents registres des entreprises en un registre unique entièrement dématérialisé » et que « l’État a ensuite désigné l’INPI comme opérateur du registre national des entreprises ». Depuis le 1er janvier 2023, toute entreprise exerçant sur le territoire français une activité commerciale, artisanale, agricole ou indépendante doit être enregistrée au RNE, la Polynésie française, la Nouvelle-Calédonie et Wallis-et-Futuna faisant exception.

Le RNE se substitue à trois registres nationaux préexistants, que l’INPI énumère : le registre national du commerce et des sociétés, le répertoire des métiers et le registre des actifs agricoles.

Il faut lire cette liste avec attention, car c’est là que naît le malentendu le plus courant. Ce qui disparaît, c’est le registre national du commerce et des sociétés, la centralisation nationale. Le registre du commerce et des sociétés tenu par les greffes continue d’exister, et c’est toujours un greffier qui signe le Kbis.

Quel document prouve quoi

Un numéro SIREN prouve qu’une entreprise est enregistrée au répertoire Sirene et permet de la désigner sans ambiguïté. Il ne prouve ni qu’elle est en activité, ni qu’elle est solvable, ni qu’elle est immatriculée au RCS : une association et un entrepreneur individuel ont un SIREN sans être des sociétés commerciales.

L’extrait K ou Kbis prouve autre chose. Selon la fiche officielle, il « permet de prouver qu’une entreprise commerciale est immatriculée au registre du commerce et des sociétés ». Il rassemble les mentions portées au RCS : le nom du greffier qui a signé l’immatriculation, la dénomination sociale, le sigle et l’enseigne, le numéro SIREN, le code APE, la forme juridique, le montant du capital social, les adresses du siège et des établissements, l’âge de la société et sa date de création.

C’est donc le Kbis, et non le SIREN, qui atteste de l’existence juridique d’une société commerciale à une date donnée. C’est aussi pourquoi un Kbis est couramment demandé récent : il photographie une situation, et cette situation peut changer.

Une évolution mérite d’être signalée à qui prépare un dossier : la fiche officielle précise que « l’extrait K ou Kbis n’est plus demandé par l’administration pour effectuer vos démarches ». Avant de le commander, il vaut donc la peine de vérifier que l’interlocuteur l’exige réellement.

Où obtenir chaque pièce, gratuitement

Le principe général est qu’aucune de ces informations ne devrait coûter d’argent pour une consultation simple.

Les données du répertoire Sirene, dont le SIREN, le SIRET, l’adresse, le code d’activité et l’état administratif, sont diffusées publiquement et consultables en ligne sans frais. C’est ce que ce site interroge, et c’est pourquoi il affiche toujours la date de consultation à côté de la valeur.

L’extrait K ou Kbis de sa propre entreprise « peut être obtenu en ligne et gratuitement », indique la fiche officielle, par monidenum.fr. Commander un extrait par une autre voie a un prix, modeste, que le guide tout est gratuit détaille. Les offres à trois chiffres qui apparaissent dans les résultats de recherche pour ce même document sont autre chose.

Les données du RNE sont consultables auprès de l’INPI, qui en est l’opérateur.

Un dernier repère, utile quand un code d’activité ne correspond pas à ce que fait visiblement l’entreprise : le code APE figure sur le Kbis, mais il vient de l’INSEE et il est attribué à des fins statistiques. Il ne prouve pas l’activité réelle, comme l’explique le guide code APE et activité réelle. Voir un code sur un document officiel ne suffit donc pas à en faire une autorisation d’exercer.

Quel document demander, selon ce que vous cherchez

Trois situations couvrent presque tous les besoins courants, et chacune appelle une pièce différente.

Vous voulez désigner une entreprise sans ambiguïté, dans un contrat, une base fournisseurs ou une facture. Le SIREN suffit et c’est le bon choix, parce qu’il est stable dans le temps et qu’il ne dépend ni de l’adresse ni du greffe. Réclamer un Kbis pour cela revient à demander une pièce datée là où un identifiant permanent fait l’affaire.

Vous voulez établir qu’une société commerciale existe juridiquement à cette date, avant de signer un engagement important. C’est le rôle de l’extrait Kbis, et c’est là que son caractère récent compte. Vérifiez d’abord que votre interlocuteur l’exige réellement, puisque l’administration ne le demande plus pour ses propres démarches.

Vous voulez savoir qui dirige l’entreprise, quelles modifications statutaires ont été enregistrées, ou consulter les comptes déposés. Ces informations relèvent du registre, et le RNE opéré par l’INPI en est aujourd’hui le point d’entrée unifié pour les entreprises commerciales, artisanales, agricoles et indépendantes.

Deux erreurs reviennent souvent. La première consiste à traiter le répertoire Sirene comme un registre juridique : il enregistre l’existence et les caractéristiques d’une unité, il ne se prononce pas sur sa situation au regard du droit des sociétés. La seconde consiste à croire qu’un SIREN atteste d’une immatriculation au RCS. Une association loi 1901 et un entrepreneur individuel non commerçant ont un SIREN sans figurer au registre du commerce et des sociétés, et n’ont donc pas de Kbis à fournir.

Enfin, si l’entreprise ne peut pas produire certaines coordonnées, il peut s’agir d’un statut de diffusion restreint plutôt que d’un refus, comme le détaille le guide siège social ou établissement.