EORI désactivé après la fermeture d’un établissement

C’est une panne déroutante, parce qu’elle ne ressemble pas à une panne. Le numéro n’a pas changé, le déclarant non plus, le circuit non plus. Et pourtant le flux déclaratif est bloqué. Quand un numéro EORI cesse de fonctionner du jour au lendemain sans qu’aucune saisie n’ait bougé, une cause courante est une désactivation administrative, et elle vient d’un événement qui s’est produit ailleurs : dans le répertoire Sirene.

Ce que la douane désactive, et quand

La direction générale des douanes a informé les opérateurs, par une note du 9 juin 2023, que le 20 novembre 2023 une mise à jour informatique réaliserait la désactivation automatique des numéros EORI liés aux SIREN et SIRET inactifs. La même actualité précise que cette mise à jour serait ensuite réalisée deux fois par an.

Elle nomme aussi les deux situations visées : des numéros SIRET inactifs, c’est-à-dire des établissements fermés, et des entreprises radiées du registre du commerce et des sociétés, c’est-à-dire des SIREN inactifs.

Et elle indique clairement la conséquence, dans les termes de l’opérateur : les flux déclaratifs douaniers pourront être potentiellement bloqués sur des numéros EORI basés sur des SIREN ou des SIRET inactifs.

Deux fois par an, c’est peu de choses dans un calendrier et beaucoup dans une chaîne logistique. Un établissement fermé au printemps peut continuer à fonctionner en douane pendant des mois, puis cesser brutalement au passage suivant de la mise à jour. Le blocage arrive donc souvent longtemps après l’événement qui l’a causé, ce qui est exactement ce qui rend le diagnostic difficile.

Pourquoi un établissement fermé suffit à casser un EORI

Il faut ici revenir à la structure des identifiants français, parce que c’est elle qui explique tout.

Le SIREN identifie l’entreprise en tant qu’unité légale. Le SIRET, lui, identifie un établissement : c’est le SIREN suivi d’un NIC propre à cet établissement, comme le définit l’INSEE. Une entreprise qui a cinq établissements a un SIREN et cinq SIRET.

Or la France a historiquement délivré les numéros EORI au niveau de l’établissement, sous la forme FR suivi du SIRET, comme le décrit la fiche de la douane. Un numéro EORI de cette forme est donc adossé à un établissement, pas à l’entreprise.

Le reste suit mécaniquement. Fermez l’établissement, transférez le siège, réorganisez le réseau : le SIRET devient inactif alors que le SIREN, lui, ne change pas. L’entreprise est parfaitement vivante et son numéro de douane, adossé à un établissement qui ne l’est plus, tombe à la mise à jour suivante.

C’est la même mécanique que celle décrite dans le guide sur le NIC et ce qui change quand une entreprise déménage : le SIREN traverse le déménagement, le SIRET non. Et c’est le même malentendu de fond que celui traité dans le guide sur siège social ou établissement, lire un SIRET correctement.

Constater l’état de l’établissement dans le registre

Avant de faire quoi que ce soit auprès de la douane, il est utile de savoir ce que le registre dit de vos établissements, parce que c’est ce registre que la douane lit.

Le répertoire Sirene tenu par l’INSEE porte, pour chaque établissement, un état administratif. C’est cette information, et non une appréciation commerciale, qui décide si un SIRET est actif ou non. La recherche de ce site affiche l’entreprise et ses établissements tels que le registre les renvoie, avec la date de la consultation, et le siège y est signalé comme tel.

Le décodeur fait le travail inverse et il est souvent plus rapide : donnez-lui le numéro EORI qui vous est refusé, sans le préfixe FR, et il vous dira si vous tenez un SIREN de neuf chiffres ou un SIRET de quatorze, et dans le second cas quel NIC il contient. Vous saurez alors immédiatement si votre numéro est adossé à une entreprise ou à un établissement précis.

Si le numéro est un SIRET et que l’établissement correspondant est fermé, vous tenez votre explication. La douane rappelle d’ailleurs que la vérification de la validité de l’EORI peut aussi se faire sur l’Annuaire des Entreprises, pour les numéros EORI français uniquement.

Restez prudent sur l’interprétation. Un établissement fermé n’est pas une anomalie, ni un signe de difficulté : c’est un événement ordinaire de la vie d’une entreprise, et le registre l’enregistre sans jugement. Ce que vous cherchez ici est une explication technique, pas un indice sur votre fournisseur ou sur votre client.

La sortie est le numéro attaché à l’entité juridique

La solution durable n’est pas de faire réactiver un numéro adossé à un établissement fermé. C’est de passer au numéro attaché à l’entité juridique, celui que la douane décrit comme reprenant la structure du numéro SIREN, sous la forme FR suivi du SIREN.

Ce numéro a exactement la propriété qui manque à l’autre : il ne dépend d’aucun établissement. Fermetures, ouvertures, transferts de siège, réorganisations, il traverse tout cela sans changer, puisque le SIREN ne change pas. C’est la raison de fond pour laquelle la France bascule, et la page de la douane consacrée à cette évolution cite parmi ses bénéfices un nombre plus limité de numéros EORI à gérer pour les entreprises.

La démarche est gratuite et se fait par le service en ligne SOPRANO EORI, en accès simplifié pour une entreprise qui ne dispose pas du statut d’opérateur douane. La douane met en garde en toutes lettres contre les sites qui proposent ce numéro contre paiement : l’octroi est gratuit et se fait uniquement dans SOPRANO EORI via douane.gouv.fr. Les opérateurs certifiés OEA, eux, disposent déjà d’un numéro sur le SIREN et n’ont rien à demander.

Comptez un jour. La douane précise que tout numéro EORI délivré est actif vingt-quatre heures après sa délivrance, en raison des délais de traitement au niveau communautaire.

Le guide sur l’EORI refusé en douane, SIRET ou SIREN détaille lequel des deux numéros est attendu selon l’application qui vous refuse, et ce que la douane a publié sur le calendrier de la bascule.

Éviter la prochaine mise à jour

La note de 2023 invitait les opérateurs à une vérification simple, et cette invitation vaut toujours puisque la mise à jour se répète deux fois par an : vérifier, pour les entreprises dont ils ont la responsabilité, que leurs numéros SIRET ne sont pas inactifs et que les entreprises ne sont pas radiées.

Pour un déclarant en douane ou un transitaire qui travaille pour le compte de plusieurs clients, cela veut dire tenir à jour la liste des numéros EORI du portefeuille et la confronter au registre, plutôt que de découvrir le problème quand un camion attend. Pour une entreprise, cela veut dire prévenir son déclarant lors d’une fermeture d’établissement ou d’un transfert de siège, au même titre qu’on prévient sa banque.